6 tips voor een frisse blik op je wekelijkse vergaderingen


De wekelijkse vergadering is voor veel bedrijven een belangrijk moment van de week. Echter is deze bijeenkomst bij veel bedrijven vaak een verplichte sessie. Herken je dit in je eigen team en wil je het eens anders aanpakken? Volg deze 6 tips en maak je wekelijkse vergadering een stuk productiever!

1. Werk altijd met agendapunten
Zorg ervoor dat er een agenda is opgesteld voordat de vergadering begint. Iedereen weet van te voren wat er besproken gaat worden en kan zich voorbereiden. Hierdoor blijft de vergadering productief en blijven alle deelnemers gefocust. Daarnaast helpt het ook bij het bepalen van prioriteiten. Door het overzichtelijk te hebben kunnen de prioriteiten beter ingeschat en bewaakt worden.

2. Een nieuwe, inspirerende omgeving
Vaak vindt de wekelijkse vergadering plaats in dezelfde ruimte. Dit werkt niet in het voordeel als er nieuwe ideeën bedacht moeten worden. Kies een keer voor een andere locatie om te vergaderen of ga lekker buiten zitten. Verandering van omgeving kan mensen inspireren en hen aanzetten om op een andere manier te denken.

3. Kort de vergadering in
De vergaderingen worden vaak ingepland in de agenda, deze zijn standaard 30, 60 minuten of meer. Dit wil niet zeggen dat dit de meest logische tijden zijn. Probeer een keer een korte vergadering te houden en kijk hoe dit uitpakt. Als je weet dat het een korte vergadering is ben je een stuk productiever en waarschijnlijk kunnen jullie de agendapunten veel sneller oplossen.

4. Stand-up
Word je vergadering de wekelijkse stand-up genoemd? Probeer het dan eens écht staand te doen. Eén CEO heeft onlangs met zijn team de overstap naar staande vergaderingen gemaakt. Ze zagen een afname van de vergadertijden met 25%. Het is geen geheim dat de hele dag zitten slecht voor ons is. Dus jullie zijn nog gezond bezig ook!

5. Varieer van verantwoordelijke
Sommige collega's hebben de neiging om week na week stil achterin de kamer te zitten, terwijl anderen het gesprek domineren. Je kunt beide trends doorbreken door iedere week iemand verantwoordelijk te maken voor de vergadering. Op een roterende basis kan elk lid van het team bijvoorbeeld een nieuwe tip of les aan de groep geven die maximaal 5 minuten duurt. Op deze manier wordt de spreekvaardigheid verbeterd terwijl de hele groep bezig is met een nieuw, interessant onderwerp.

6. Blijf bij de opgestelde onderwerpen
Is er één persoon in je team die de hele agenda voor de komende twee weken hardop voorleest? Ik wed dat deze updates meestal een verspilling van tijd zijn, buiten één of twee afspraken die van toepassing zijn voor het hele team. Doorbreek deze werkwijze en doorloop alleen de belangrijkste punten van de vergadering, wijs follow-ups toe en bewaar de persoonlijke updates voor een andere keer.

Een effectieve vergadering of bijeenkomst organiseren? Ontdek het Oude Magazijn in Amersfoort!

Ontdek alle mogelijkheden Neem contact op!

Samen de beste keuze maken?

Wij zetten graag onze ervaring in.