6 tips voor een frisse blik op je wekelijkse vergadering


De wekelijkse vergadering is voor veel bedrijven een belangrijk moment van de week. Echter is dit moment bij veel bedrijven een saaie verplichte sessie. Herken je dit en wil je dit anders aanpakken? Volg deze 8 tips en maak je wekelijkse vergadering een stuk productiever.

1. Werk altijd met agendapunten
Zorg ervoor dat er een agenda is opgesteld voordat de vergadering begint. Iedereen weet van te voren wat er besproken gaat worden en kan zich voorbereiden. Hierdoor blijft de vergadering productief en blijven alle deelnemers gefocust. Daarnaast helpt het ook bij het bepalen van prioriteiten. Door het overzichtelijk te hebben kunnen de prioriteiten beter ingeschat en bewaakt worden.

2. Een nieuwe, inspirerende omgeving
Vaak vindt de wekelijkse vergadering plaats in dezelfde ruimte. Dit werkt niet in het voordeel als er nieuwe ideeën bedacht moeten worden. Kies een keer voor een andere locatie om te vergaderen of ga lekker buiten zitten. Verandering van omgeving kan mensen inspireren en hen aanzetten om op een andere manier te denken.

3. Kort de vergadering in
De vergaderingen worden vaak ingepland in de agenda, deze zijn standaard 30, 60 minuten of meer. Dit wil niet zeggen dat dit de meest logische tijden zijn. Probeer een keer een korte vergadering te houden en kijk hoe dit uitpakt. Als je weet dat het een korte vergadering is, ben je een stuk productiever en wellicht kunnen jullie agendapunten sneller oplossen.

4. Stand-up
Wordt je vergadering de wekelijkse stand-up genoemd? Probeer het echt staand te doen. Eén CEO heeft onlangs met zijn team de overstap naar staande vergaderingen gemaakt. Ze zagen een afname van de vergadertijden met 25%. Het is geen geheim dat de hele dag zitten slecht voor ons is. Echt slecht. Zelfs als je werknemers een staande werkplekken hebben kunnen ze altijd nog deelnemen aan staande vergaderingen.

5. Varieer van verantwoordelijke
Sommige collega's hebben de neiging om week na week stil achterin de kamer te zitten, terwijl anderen het gesprek domineren. Je kunt beide trends doorbreken door iedere week iemand verantwoordelijk te maken voor de vergaderingen. Op een roterende basis kan elk lid van het team bijvoorbeeld een nieuwe tip of les aan de groep geven die maximaal 5 minuten duurt.. Op deze manier wordt de spreekvaardigheid verbeterd terwijl de hele groep bezig is met een nieuw, interessant onderwerp.

6. Blijf bij de opgestelde onderwerpen
Is er één persoon in je team die de hele agenda voor de komende twee weken hardop voorleest? Ik wed dat deze updates meestal een verspilling van tijd zijn, buiten één of twee afspraken die het hele team beïnvloeden. Doorbreek deze werkwijze en doorloop de belangrijke punten van de vergadering, wijs follow-ups toe en bewaar de persoonlijke updates voor een andere keer.

Wil je een zakelijk evenement organiseren bij Het Oude Magazijn? Neem contact op, wij helpen je graag!

Ontdek alle mogelijkheden Neem contact op

Samen de beste keuze maken?

Wij zetten graag onze ervaring in!